Facturation électronique dans le BTP : calendrier, obligations et préparation

Une facture électronique n'est pas une facture papier numérisée ni un PDF joint à un e-mail. C'est un fichier qui contient les données de la facture sous forme structurée (SIREN du fournisseur et du client, montant hors taxe, taux et montant de TVA…), lisibles directement par un logiciel. Elle est émise, transmise et reçue par l'intermédiaire d'une plateforme agréée par l'administration fiscale.

La réforme modifie la façon dont les factures circulent entre entreprises. Elle ne change pas les règles de fond : la date d'émission de la facture, les mentions déjà obligatoires, le paiement et le droit à déduction de la TVA restent régis par les règles habituelles.

• Recevoir : accepter les factures électroniques de vos fournisseurs, sur la plateforme agréée que vous avez choisie.
• Émettre : envoyer vos factures à vos clients professionnels établis en France sous forme électronique, par une plateforme agréée.
• Transmettre des données (e-reporting) : déclarer à l'administration, par votre plateforme, les données de vos ventes aux particuliers et à l'étranger, ainsi que certaines données d'encaissement.

Le tri se fait selon le client. Pour un client professionnel assujetti à la TVA et établi en France, vous émettez une facture électronique. Pour un particulier, ou pour un client établi hors de France, il n'y a pas de facture électronique obligatoire, mais les données de l'opération entrent dans l'e-reporting. Les documents qui ne sont pas des factures, comme les devis ou les bons de commande, restent hors du dispositif et s'échangent comme aujourd'hui.

La taille s'apprécie pour chaque unité légale (un numéro SIREN), au 1er janvier 2025, sur la base du dernier exercice clos avant cette date. Les critères sont ceux de la loi de modernisation de l'économie de 2008 : une micro-entreprise emploie moins de 10 personnes et son chiffre d'affaires ou son total de bilan ne dépasse pas 2 millions d'euros ; une PME emploie moins de 250 personnes et son chiffre d'affaires ne dépasse pas 50 millions d'euros ou son total de bilan 43 millions d'euros.

Une PME peut entrer volontairement dans la facturation électronique avant 2027, pour tout ou partie de ses factures. À l'inverse, un client ne peut pas vous imposer, au titre de la réforme, d'émettre des factures électroniques avant votre échéance légale, et il ne doit pas refuser de payer une facture au seul motif qu'elle n'est pas électronique. Un accord commercial entre vous peut toutefois prévoir des échanges dématérialisés.

Une plateforme agréée (anciennement appelée plateforme de dématérialisation partenaire, ou PDP) est un opérateur immatriculé par la DGFiP pour une durée de trois ans renouvelable. Elle est soumise à un audit régulier et à une certification de sécurité, et doit héberger ses données dans l'Union européenne. La liste officielle est publiée sur impots.gouv.fr.

• Le choix est libre : vous pouvez retenir une ou plusieurs plateformes, et en changer à tout moment.
• Vous pouvez utiliser des plateformes différentes pour émettre, pour recevoir et pour l'e-reporting.
• Vous signez un accord formel de désignation de votre plateforme de réception : il vous inscrit dans l'annuaire qui permet à vos fournisseurs de vous adresser leurs factures.
• Votre plateforme de réception n'a pas besoin d'être celle de votre fournisseur : les plateformes échangent entre elles.

Votre logiciel de facturation n'est pas forcément une plateforme agréée. Il peut être une « solution compatible » s'il remplit deux conditions cumulées : proposer les fonctions attendues par la réforme et être connecté à au moins une plateforme agréée. Demandez à votre éditeur avec quelle plateforme il est raccordé.

Les plateformes agréées partagent un socle commun de trois formats : UBL, CII et un format mixte, Factur-X, qui associe un PDF lisible et un fichier de données structurées. Une facture papier scannée, un PDF ordinaire ou un document envoyé par courriel ne sont pas conformes. Un fournisseur ne peut pas vous imposer un format : vous choisissez votre plateforme de réception selon les formats qui vous conviennent.

Les mentions déjà prévues par le Code de commerce et le Code général des impôts restent obligatoires. Le décret du 7 octobre 2022 en ajoute quatre, que la FAQ de l'administration présente comme obligatoires à compter du 1er septembre 2026 :

• le numéro SIREN du client ;
• la catégorie de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux ;
• l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits, si vous l'avez choisie ;
• l'adresse de livraison des biens, si elle diffère de l'adresse de facturation.

L'administration ne récupère pas toute la facture : votre plateforme en extrait les données utiles, notamment pour préremplir la déclaration de TVA. Leur nombre augmente par étapes, de 26 données obligatoires en 2026 à 34 en 2027 ; le détail des lignes (désignation, quantité, prix unitaire hors taxe) est attendu à partir du 1er septembre 2027. Les factures électroniques se conservent 6 ans à compter de leur date.

Une grande partie des chantiers de rénovation se fait pour des particuliers. Ces factures ne passent pas par le circuit de la facture électronique : vous continuez à les remettre à votre client par le canal de votre choix. En revanche, vous transmettez à l'administration, par votre plateforme, le montant total des opérations réalisées par jour avec des non-assujettis. Les opérations avec des clients établis à l'étranger entrent aussi dans l'e-reporting, facture par facture.

Les données de paiement ne concernent que les prestations de services dont la TVA est exigible à l'encaissement. Elles ne sont pas dues si vous avez opté pour la TVA sur les débits, ni pour les opérations autoliquidées par le client. Quand la prestation a fait l'objet d'une facture électronique, l'encaissement se déclare par un statut « Encaissée » rattaché à la facture, avec la date et le montant encaissé ventilé par taux de TVA.

• Factures d'acompte et de situation : adressées à un client professionnel établi en France, ce sont des factures comme les autres. Elles suivent le circuit de la plateforme agréée et sont déposées au fil de l'eau. Parmi les données transmises figure la date de versement de l'acompte, lorsqu'elle diffère de la date de la facture.
• Devis : ce n'est pas une facture. Il reste hors du dispositif et s'envoie comme aujourd'hui.
• Sous-traitance en autoliquidation : la facture du sous-traitant à l'entreprise principale est une facture entre deux assujettis établis en France. Elle devient électronique à l'échéance du sous-traitant, reste sans TVA et porte la mention « Autoliquidation ». Aucune donnée de paiement n'est due pour cette opération, puisque la TVA est déclarée par le donneur d'ordre.
• Chantier chez un particulier : pas de facture électronique, mais e-reporting des montants journaliers et, si la TVA est due à l'encaissement, des encaissements.
• Marchés publics : depuis le 1er septembre 2026, vous pouvez facturer les entités publiques par une plateforme agréée raccordée à Chorus Pro, ou continuer provisoirement à utiliser Chorus Pro directement.

Le choix entre TVA sur les encaissements et TVA sur les débits prend plus d'importance. Avec l'option pour les débits, vous portez la mention correspondante sur vos factures et vous n'avez pas de données de paiement à transmettre. Sans cette option, chaque encaissement de prestation doit être déclaré. Parlez-en avec votre expert-comptable avant votre échéance.

La loi de finances pour 2026 a revu les amendes applicables :

• Facture non émise sous forme électronique alors qu'elle devait l'être : 50 € par facture, dans la limite de 15 000 € par année civile.
• Aucune plateforme de réception choisie : mise en demeure de régulariser sous trois mois, puis amende de 500 €, portée à 1 000 € après chaque nouvelle période de trois mois sans régularisation.
• Données de transaction ou de paiement non transmises : 500 € par transmission, dans la limite de 15 000 € par année civile.
• Première infraction : pas d'amende si elle est réparée spontanément ou dans les 30 jours suivant une première demande de l'administration.

Pour la phase de démarrage, l'administration a précisé qu'elle n'appliquera pas de sanctions aux entreprises qui rencontrent des difficultés mais sont engagées dans une mise en conformité sérieuse et documentée. Ce n'est ni un report ni une suspension de l'obligation. Une facture reçue par e-mail, en PDF ou sur papier, qui correspond à une opération réelle et comporte les mentions nécessaires, peut toujours être payée et sa TVA déduite.

1. Vérifiez votre catégorie (micro, PME, ETI) à partir de votre dernier exercice clos avant le 1er janvier 2025, et donc votre date d'émission.
2. Choisissez au moins une plateforme agréée pour la réception, si ce n'est pas déjà fait, et signez l'accord de désignation.
3. Demandez à l'éditeur de votre logiciel de facturation à quelle plateforme agréée il est raccordé et quels formats il produit.
4. Collectez le SIREN de vos clients professionnels et ajoutez les nouvelles mentions à vos modèles de facture.
5. Identifiez vos clients particuliers et votre régime de TVA (encaissements ou débits) pour préparer l'e-reporting.
6. Vérifiez la mention « Autoliquidation » sur les factures de sous-traitance que vous émettez ou recevez.
7. Organisez le traitement des factures fournisseurs reçues sur la plateforme : validation, refus motivé si nécessaire, suivi des statuts.
8. Conservez la trace de vos démarches (contrats, échanges avec votre éditeur ou votre plateforme) : c'est ce qui démontre une mise en conformité engagée.